Меню

Срок хранения больничного листа по беременности и родам

Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени. Так какой же срок хранения больничных листов в организации?

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет. Однако, согласно пп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет. А так как листки нетрудоспособности относятся к документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

Листки нетрудоспособности могут быть затребованы и изучены при проверке ФСС. Ведь больничные листы являются документами, подтверждающими расходы по социальному страхованию. Причем, как считает ФСС, если проверяющим во время проверки не будут предоставлены именно подлинники больничных листов, то данный факт является достаточным основанием для отказа в зачете «больничных» расходов работодателя (Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 ). Правда, такой отказ можно попытаться оспорить (Определение ВС РФ от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016 ).

Чтобы по первому требованию проверяющих из ФСС найти интересующий их больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также прикладывать журнал регистрации больничных листов.

источник

В пору ожидания малыша для женщины важно ощущение защищенности и финансовой стабильности. В России государство законодательно поддерживает беременную женщину, предоставляя оплачиваемый отдых. В статье раскрыты вопросы:

  • Законодательные нормы оформления декрета.
  • Как безошибочно и выгодно оформить бюллетень нетрудоспособности.
  • Сроки и суммы оплаты бюллетеня.
  • Кому продлевают листок нетрудоспособности.
  • Оформление декрета:
    1. неработающим;
    2. совместителям;
    3. учащимся;
    4. индивидуальным предпринимателям (ИП);
    5. военнослужащим;
    6. усыновителям;
    7. женщинам без прописки или гражданства.
  • Как уйти из одного декрета во второй.
  • Другие выплаты беременным и родившим.
  • Особенности оформления декретного отпуска.

Контроль за оформлением декретного отпуска и больничного листа по беременности и родам устанавливают законы:

  • Трудовой кодекс РФ гарантирует право беременных на оформление и оплату декретного отпуска: статьи 255, 260.
  • Федеральный закон «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» определяет типы дотаций при рождении детей: статьи 6-12.
  • Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» гарантирует женщине страховку на случай наступления материнства: статьи 10-11.
  • Приказ Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей» регулирует порядок и процедуру установления декретного пособия: статьи 1-30, 60-67, 79-87.

Декретные выплаты предоставляют:

  • россиянам, проживающим на территории нашей страны;
  • иностранцам, живущим в России на постоянной основе, а также беженцам и женщинам без гражданства;
  • иностранцам с временной пропиской, при этом официально работающим и застрахованным у работодателя на случай нетрудоспособности и материнства;
  • военным, служащим ОВД, МВД, таможни и других государственных органов, а также гражданскому персоналу военных частей, расположенных за рубежом.

Декретный отпуск оформляют:

  • работающие согласно трудовому законодательству;
  • служащие;
  • индивидуальные предприниматели (ИП);
  • студентки и учащиеся профессиональных учебных организаций дневного отделения;
  • безработные женщины, попавшие под ликвидацию предприятия.

ВАЖНО

Неработающие женщины, не зарегистрированные в центре занятости, а также граждане России, уехавшие за рубеж на постоянное место жительства, лишаются права на оформление и выплату по больничному листу по беременности и родам.

В 30 недель беременности начинается страховой случай, являющийся причиной выдачи свидетельства о нетрудоспособности. Больничный лист по беременности и родам получают в выбранной гинекологической клинике или, за отсутствием таковой, у доктора общей практики или фельдшера.

Для этого даже необязательно становиться на учет. Врач не вменяет женщине обязанность пройти специализированные процедуры для оформления больничного по беременности, например, сдать анализы или сделать УЗИ. Это гарантирует Федеральный закон «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», в котором сказано, что медицинское вмешательство происходит только при письменном разрешении пациента. Ни один закон не предусматривает обязательное прохождение медицинских манипуляций для выдачи бюллетеня по родам и беременности.

Женщина в положении вправе посетить женскую консультацию один раз, где врач обязан выдать больничный листок в 30 недель беременности. Достаточно предоставить в выбранную медицинскую организацию паспорт и полис ОМС.

Специфика беременности и родовКоличество дней декретаВесь отпуск, дней
До родовПосле родов
Стандартные роды
Роды преждевременные

(22-30 недель)

Вопрос продолжительности действия больничного листа по причине родов определяется особенностями течения беременности. Когда предполагаются обычные роды, бланк нетрудоспособности составляют в 30 недель беременности длительностью 140 дней, которые разделяются на 70 дней до родов и 70 дней после.

При ожидании нескольких малышей, бюллетень оформляют в 28 недель беременности длительностью 194 дня, 84 дня из них до родов и 110 дней после. Иногда многоплодная беременность обнаруживается только во время родов, в таком случае листок нетрудоспособности роженице удлиняют на 54 дня.

Если случаются досрочные роды на 22-30 неделях, бюллетень длительностью 156 дней выдается в день родов.

Женщины, проживающие в районах, загрязненных радиационными катастрофами на Чернобыльской АЭС и производстве «Маяк», получают дородовой отпуск в количестве 90 дней.

Женщина, усыновившая ребенка возрастом не старше 3-х месяцев, оформляет декрет максимум на 70 дней (110 дней, при усыновлении 2-х и более детей) начиная с момента рождения ребенка (детей).

При мертворождении или смерти малыша после родов, никто не лишает пациентку права на декрет.

При аборте, искусственных родах по медицинским показаниям и других прерываниях беременности в период до 21 недели выдается стандартный бюллетень минимум на трое суток и подлежит оплате как обычный больничный лист по нетрудоспособности.

В ситуации осложненных родов время нетрудоспособности продлевается на 16 дней или на 40 дней, если появляются двое и более детей.

Решение о пролонгации больничного листа по беременности и родам принимает медицинская комиссия в составе главного врача, лечащего врача и, при необходимости, узких специалистов.

Дни отпуска начисляются общим количеством безотносительно к тому, в какой день состоялись роды.

  • Информация больничном листе по беременности и родам записывается только в клеточках.
  • Заполнение каждой строчки начинается с первой клетки.
  • Слова пишутся на русском языке большими печатными буквами.
  • Знаки пишут внутри клеток.
  • Писать можно только капиллярной, перьевой или гелевой ручкой черного цвета.
  • При допущении ошибки или помарки больничный лист по беременности и родам считается недействительным и подлежит замене.

Представленный образец поможет проконтролировать важные пункты.

  1. Когда выдан больничный лист.
  2. Фактор нетрудоспособности (декретный отпуск) — код № 5.
  3. Вероятная дата родов.
  4. Отметка (галочка) о регистрации беременности на раннем сроке.
  5. Промежуток нетрудоспособности, предположим, 140 дней при простой беременности, начиная с момента вручения больничного.
  6. Фамилия и должность врача, оформляющего больничный лист.
  7. Дата, когда работница обязана выйти на работу либо оформить отпуск по уходу за ребенком.

Каждая женщина, устроенная на работу соответственно ТК, в том числе пребывающая в заключении, застрахована работодателем в Фонде социального страхования (ФСС), куда бухгалтерия предприятия ежемесячно переводит денежные страховые взносы. Следовательно, работающим женщинам больничный лист по беременности и родам оплачивает ФСС.

Индивидуальные предприниматели, участники крестьянских хозяйств, а также нотариусы, адвокаты и другие граждане, чья деятельность предусматривает лицензирование, могут самостоятельно застраховаться в ФСС, регулярно выплачивать взносы и востребовать декретные выплаты в ФСС.

Если перечисленные женщины не застраховались добровольно в ФСС, они лишаются права на декретные выплаты.

Учащиеся в профессиональных заведениях, уволенные работники ликвидированных предприятий, военные, работающие в МЧС, ОВД, МВД и другие служащие получают декретные выплаты за счет государственного бюджета.

Размер пособия по беременности и родам усыновителей зависит от статуса (работающая, служащая, учащаяся и т.д.).

Работающая девушка отдает работодателю оригинал бланка больничного листа по беременности и родам и сообщает письменно о желании уйти в запланированный декрет.

Форма написания заявления – свободная, главное – указать период декрета и номер документа о нетрудоспособности.

Вариант заявления:

После регистрации заявления и бланка нетрудоспособности директор издает приказ о предоставлении декретного отпуска и о начислении пособия.

ИП, представители крестьянских хозяйств, а также граждане, чья деятельность подлежит лицензированию (нотариусы, адвокаты), вручают ФСС копию паспорта, бюллетень и просьбу в письменном виде о назначении декретного пособия. Право на декрет принадлежит тем, кто застрахован в ФСС по меньшей мере в течение года.

Учащиеся в профессиональных заведениях, военные, работающие в МЧС, ОВД, МВД и другие служащие предоставляют копию паспорта, справку о беременности из женской консультации и заявление ректору (начальнику) учебного (служебного) заведения.

Официально безработные, уволенные с ликвидированных предприятий, передают в отдел соцзащиты района копию паспорта, бюллетень, нотариально заверенную копию трудовой книжки и письменное подтверждение из отдела занятости населения о регистрации в качестве безработных.

Указанные заявление и копии документов, заверенные нотариусом, можно отправить по почте, а также в электронной форме. Передать документацию на декретный отпуск имеет право доверенное лицо, уполномоченное в присутствии нотариуса представлять беременную женщину в инстанциях.

После предоставления больничного листа по беременности и заявления работающим женщинам, учащимся, военным, служащим и ИП выплаты начисляют не позднее 10 календарных дней.

Перечисление пособий официально безработным происходит до 26 числа следующего месяца после регистрации предоставленных документов.

Работающей женщине выплаты по больничному листу рассчитывают с учетом районных коэффициентов исходя из 100% среднего заработка у всех работодателей за последние два полных календарных года до года выхода в декрет (с 1 января одного года по 31 декабря второго). Страховой стаж перед уходом в декрет должен составлять не меньше 6 месяцев.

Секретарь Соколова Ю.Р., проживающая в Томской области, оформляет декретный отпуск с 12 июля 2017 года по 28 ноября 2017 года. Период для расчета — 2015-2016 года. Для вычисления выплаты складывают суммы зарплат с 1 января 2015 года по 31 декабря 2016 года, делят на 730 дней (два года), и умножают получившуюся цифру среднедневного заработка на количество дней декрета.

За 2015-2016 года Соколова Ю.Р. получила доход в сумме 495 000 рублей.

495 000 рублей / 730 дней = 678,08 рублей – это среднедневной доход работницы.

678, 08 рублей * 140 дней = 94 931,51 рубль.

Умножаем на коэффициент Томской области.

94 931,51 рубль* 1,3 = 123 410,96 рублей получит работница.

Согласно п. 1 ст. 217 Налогового Кодекса РФ, взносы в соцстрахование и налоги с декретного пособия не взимаются. Поэтому выплаты будут вычислять согласно 100% среднего заработка до удержания налогов.

При отказе от больничного листа по беременности и родам девушка, при желании, продолжает работать и получает соответствующую зарплату. Женщина может уйти в декрет в любой день согласно сроку, назначенному по закону. Дата окончания декрета остается неизменной, и выплаты девушка получит, в таком случае, исключительно за дни использованного отпуска.

Секретарю Соколовой врач поставила 30 недель беременности с 12 июля 2017 года, но пациентка отказалась от отпуска, продолжала работать и решила уйти в декрет на 22 дня позже, с 3 августа 2017 года. Это законное право работницы, но дата окончания декретного отпуска не изменится – 28 ноября 2017 года. Из чего следует, что протяженность отпуска сократилась до 118 дней.

678,08 рублей (среднедневной заработок) * 118 дней * 1,3 (районный коэффициент) = 104 017,47 рублей.

Такие варианты подходят тем работницам, у которых настоящий доход выше, чем зарплата последних 2 лет перед декретом. Врачи же рекомендуют использовать декретный отпуск целиком, чтобы отдохнуть и настроиться на благополучные роды.

При хорошем самочувствии некоторые беременные женщины хотят продолжать работу в декрете. Возникает вопрос: можно ли формально получить декретный отдых и пособие и продолжать работать и получать зарплату?

Согласно трудовому законодательству, женщина не может одновременно находиться в декретном отпуске и получать зарплату. Недопустимо наряду с табелем о заработной плате ввести в оформление больничный лист. Произвести оплату за одни и те же дни документально невозможно. И даже если это произойдет, при проверке документов работодателя оштрафует ФСС. Поэтому женщине нужно определиться: уйти в отпуск или продолжать работать.

Выплаты по больничному листу работающей женщине не могут быть меньше МРОТ за каждый месяц декрета.

МРОТ с 01.07. 2017 года составляет 7 800 рублей, за 140 дней декрета работница получит 35 921,20 рубль.

МРОТ в 2018 году планируется повысить до 9 489 рублей, в этом случае декретные выплаты составят 43 699,60 рублей за 140 дней отпуска.

Максимально допустимая сумма выплат по декретному отпуску в 2017-2018 годах не может превышать 266 191,80 рублей за 140 дней.

Если у женщины средний заработок в перерасчете на 140 дней больше, чем сумма максимально возможных выплат, пособия будут в любом случае не более максимума.

Таблица расчета минимально и максимально допустимых сумм выплат 2017-2018 года.

Категория родовКоличество дней отпускаМинимальный размер выплат, рублейМаксимальный размер выплат 2017-2018 год, рублей
2017 год2018 год
Без осложнений14035 921,2043 699,34266 191,80
Осложненные и преждевременные15640 026,4848 693,84296 613,72
Многоплодные19449 776,5260 555,16368 865,78

Если будущая мама работает на совмещенных должностях у одного директора, оформляется обычный декретный отпуск. Доход на разных должностях суммируется и считается единым.

Совмещая должности у разных работодателей, женщине начисляют отдельные выплаты, учитывая среднюю зарплату в каждой организации. Пособие получают двумя способами:

  1. у начальника основной работы, которому работница передает информацию о начисленной заработной плате у других работодателей;
  2. либо у каждого из страхователей отдельно, подразумевая размер заработка за 2 года.

Подать документы на выплаты по декрету женщина может в течение 6 месяцев со дня получения бюллетеня по беременности и родам.

Дополнительным бонусом становится возможность взять перед декретом или после него обычный оплачиваемый отпуск, что гарантирует ст. 260 ТК РФ. Стаж девушки на текущем месте работы значения не имеет. Можно уйти в обычный отпуск, а затем, не откладывая, в отпуск по беременности и родам.

У молодой мамы, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, может случиться вторая беременность. В этом случае есть выбор: остаться в отпуске или уйти в декрет. Второй вариант, естественно, будет выгоднее с материальной точки зрения, так как социальная помощь в декрете составляет 100% среднего дохода, в то время как выплаты на ребенка до 1,5 лет составляют 40% среднего жалования.

Зная алгоритм вычисления, сумму пособия второго декрета вычислить несложно. На первый взгляд, оплата больничного по беременности и родам, должна происходить по МРОТу, ведь у женщины за последние два полных календарных года дохода не было вовсе либо он был незначительным.

Однако, государство с 2011 года предоставило женщине возможность выбирать период, в котором она была застрахована. Если в страховые годы женщина была в декрете или отпуске по уходу за ребенком, то, по желанию заявительницы, можно для расчета выбрать выгодные для нее года, в которые она получала высокую зарплату. Заменить расчетный период можно только годами, которые предшествуют годам отсутствия дохода.

При этом работодатель сам обязан предложить женщине более выигрышный для нее вариант для вычисления пособия, так как, при проверке, ФСС оштрафует за выбор убыточного для женщины периода для вычисления декрета.

Секретарь Соколова Ю.Р. оформила второй декрет с 12 июля 2017 года. В расчетные года она находилась в первом декрете и отпуске по уходу за первым ребенком, которые начались 20 января 2015 года. Соответственно, страховой стаж за расчетный период 2015-2016 годов составил 20 дней. У работницы есть право выбрать эти года для вычисления пособия, но в январе 2015 года она получила маленькую заплату, поэтому Соколова выбрала для расчета 2014-2015 года, где доход составил 263 000 рублей.

263 000 рублей / 385 дней страхового периода (365 за 2014 год и 20 дней за 2015 год) * 140 дней отпуска * районный коэффициент 1,3 = 124 327,27 рублей.

Если женщина уходит из второго декрета в третий, начисление пособия происходит, как и в предыдущем декрете. Будущая многодетная мама может выбрать те же года, которые для нее наиболее выигрышные в финансовом плане.

Подобным образом, женщина может больничный лист по беременности и родам из декрета в декрет несколько раз, родить много детей, и за каждого получить оплату отпуска.

Женщины, служащие военных, таможенных, противопожарных служб, ОВД и других федеральных органов получают отпускное декретное пособие в сумме среднего денежного довольствия за предыдущие 12 месяцев, которые предшествуют месяцу наступления страхового случая.

Учащимся и студенткам очных отделений профессиональных учебных заведений начисляют пособие по больничному листу беременности в сумме получаемой стипендии. Если студентка учится на коммерческом отделении или не получает стипендию из-за слабой успеваемости, то выплаты составят из расчета стандартной стипендии.

Декретное пособие получат и неработающие женщины, зарегистрированные на учете в центре занятости, которые в течение 12 месяцев до получения больничного листка по беременности и родам:

  • прекратили индивидуальное предпринимательство;
  • утратили статус адвоката, нотариуса или другой должности, чья профессиональная деятельность подлежит лицензированию.

В 2018 году этим категориям женщин назначают декретную компенсацию — 613,14 рублей за каждый месяц отпуска. При естественных родах без осложнений (140 дней) эта сумма составит 2 861,60 рублей.

  • Роженицы, вставшие на учет в женской консультации до 12 недель беременности, получают разовое пособие,которое в 2017 году составило 613,14 рублей. Это пособие, одновременно с декретными выплатами, начисляет работодатель на основании справки врача.
  • Единовременное пособие при рождении (усыновлении) ребенка может получить как мать, так и отец малыша. В 2017 году выплата составила 16 350, 33 рубля. Для оформления пособия необходимо предоставить работодателю копию свидетельства о рождении ребенка, справку о рождении, врученную в Загсе, и справку с места работы супруга о том, что он не оформлял пособие у себя на работе.

Если рождаются близнецы, то единовременное пособие выдают на каждого ребенка.

  • Во многих городах России есть свои региональные выплаты. О наличии финансовой помощи при ожидании и рождении малыша можно поинтересоваться в соцзащите.

На основании п. 2 п. 1 ст. 11 ФЗ «О трудовых пенсиях» декретный отпуск засчитывается в общий страховой стаж работы, что немаловажно для формирования будущей пенсии.

Таким образом, оформление больничного листа по беременности и родам в нашей стране является строгой процедурой, что дает гарантию защиты материнства со стороны государства.

источник

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» требует от организаций сохранности используемых документов в течение предписанных сроков хранения. Сроки хранения для отдельных категорий документов устанавливаются нормативными актами. При этом иногда возникают вопросы отнесения конкретного документа к той или иной категории и, соответственно, определения срока его хранения.

В данной статье мы рассмотрим:

  • форму приказа на отпуск по беременности и родам;
  • особенности хранения приказов на отпуск по беременности и родам;
  • сроки хранения приказов на отпуск по беременности и родам.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Работу по документальному оформлению отпусков сотрудников, включая отпуска по беременности и родам, ведет кадровая служба организации. Для того чтобы пойти в отпуск по беременности и родам, работница должна предоставить в кадровую службу листок нетрудоспособности и написать заявление о предоставлении отпуска на имя непосредственного руководителя. На основании этих документов издается приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Ранее для составления приказов по отпускам организации были обязаны использовать унифицированные формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако в данном документе есть унифицированная форма лишь для приказа на предоставление ежегодного основного и дополнительного отпуска. Более того, с 1 января 2013 унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению.

Таким образом, организация вправе самостоятельно устанавливать форму приказа на отпуск по беременности и родам.

Срок хранения кадровых и бухгалтерских документов в общем случае составляет 5 лет, а документов, относящихся к личному составу, — 75 лет.

Приказы на отпуск не включаются в личные дела сотрудников, то есть можно предположить, что срок хранения приказов на отпуск — 5 лет. На самом деле это не так. В течение 5 лет хранятся лишь приказы на предоставление ежегодных основных и дополнительных отпусков, а также документация по отпускам на время учебы. Приказы на отпуск по беременности и родам должны храниться в течение 75 лет. Давайте разберемся, почему для них положен такой срок хранения.

Для определения срока хранения конкретного вида документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения для перечня типовых управленческих документов. В настоящее время таким нормативным актом служит Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

В этом перечне установлены сроки хранения различных документов, связанных с предоставлением отпусков. К примеру, журнал учета отпусков имеет срок хранения 3 года, а график отпусков — 1 год. В то же время упоминания приказов на отпуск по беременности и родам, как и прочих документов, связанных с материнством, в перечне нет. Поэтому, чтобы определиться со сроком хранения приказов на отпуск по беременности и родам, надо разобраться, к какой категории документов их следует отнести.

Например, приказы и распоряжения по личному составу, а также другие связанные с личными делами сотрудников документы имеют срок хранения 75 лет. В перечислении видов таких документов присутствуют, в частности, приказы на отпуск по уходу за ребенком, однако нет приказов на отпуск по беременности и родам. По этой причине иногда такие приказы хранят лишь 5 лет, как и прочие кадровые документы краткосрочного действия.

В то же время специалисты по юридической и кадровой работе рекомендуют хранить такие приказы 75 лет. Во-первых, приказы по беременности и родам все-таки относятся к документации по личному составу. Во-вторых, для всей документации по личному составу устанавливается срок хранения 75 лет. В-третьих, для некоторых документов по личному составу установлен срок хранения 5 лет, но приказов по беременности и родам в списке исключений нет.

источник

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет. При этом ссылаться необходимо не на принадлежность больничного листка к первичным учетным документам, а на требования ст. 23 НК РФ.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

источник

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

Каков срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам в коммерческой организации?

Срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных начиная с 2003 года, составляет 50 лет.

В соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам относится к документам по личному составу (ст. 19 Перечня).

В соответствии со ст. 22.1Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет со дня создания, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.

Таким образом, срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а срок хранения приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам, созданных начиная с 2003 года, составляет 50 лет.

Автор: А.А. Кочурова
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

источник

Больничный по беременности и родам (листок нетрудоспособности) является основным документом для оформления отпуска по беременности и родам с выплатой пособия.

Больничный лист по беременности и родам (листок нетрудоспособности) выдается:

  • работающим женщинам, являющимся гражданами Российской Федерации а также постоянно или временно проживающим на территории Российской Федерации иностранным гражданам и лицам без гражданства (застрахованным лицам);
  • женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организаций, в связи с прекращением деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, прекращением полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, прекращением статуса адвоката, у которых беременность наступила в течение 12 месяцев до признания их в установленном порядке безработными;
  • женщине, усыновившей ребенка в возрасте до 3-х месяцев;
  • женщине, при проведении процедуры экстракорпорального оплодотворения (ЭКО);
  • женщине, уволенной в связи с переводом мужа на работу в другую местность, переезда к месту жительства мужа, необходимости ухода за больными членами семьи (при наличии мед. заключения о нуждаемости больного члена семьи в постоянном постороннем уходе) или инвалидами I группы, когда отпуск по беременности и родам наступил в течение месячного срока после увольнения с работы (службы);
  • ИП, адвокатам, нотариусам, если они добровольно уплатили за себя страховые взносы в ФСС.

Кому НЕ выдается больничный лист по беременности и родам, но пособие по беременности и родам выплачивается

Больничный по беременности и родам (листок нетрудоспособности) не выдается следующим лицам:

  • женщинам, обучающимся по очной форме обучения на платной или бесплатной основе в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования, образовательных организациях дополнительного профессионального образования и научных организациях;
  • женщинам, проходящим военную службу по контракту, службу в качестве лиц рядового и начальствующего состава в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, в таможенных органах.

Вместо больничного вышеперечисленным категориям для получения пособия по беременности и родам выдается справка медицинской организации.

Больничный (листок нетрудоспособности) не выдается следующим лицам:

  • безработным женщинам (домохозяйкам). Безработным, получающим пособие по безработице, больничный выдается, но пособие не выплачивается;
  • студенткам, обучающимся по заочной или вечерней формам обучения;
  • ИП, адвокатам, нотариусам, если они добровольно не заключили договор и не уплатили за себя взносы.

Таким лицам больничный лист не выдается и пособие по беременности и родам не выплачивается.

Выдача листков нетрудоспособности осуществляется лицами, имеющими в соответствии с законодательством Российской Федерации о лицензировании лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности.

Листок нетрудоспособности по беременности и родам выдается врачом акушером-гинекологом, при его отсутствии — врачом общей практики (семейным врачом), а при отсутствии врача — фельдшером.

Если женщина наблюдалась в женской консультации, то больничный будет выдан ей в ЖК. Если женщина хочет наблюдаться в частной клинике, то она (клиника) должна иметь лицензию на выдачу больничных листов.

Выдача больничного листа по беременности и родам при обычной беременности производится в 30 недель беременности.

При многоплодной беременности листок нетрудоспособности выдается раньше – в 28 недель беременности.

В случае если женщина при обращении в медицинскую организацию в установленный срок (30 и 28 недель соответственно) отказывается от получения больничного листка по беременности и родам (или по любым причинам пропускает срок обращения), то ее отказ фиксируется в медицинской документации. При повторном обращении женщины до родов за листком нетрудоспособности, в больничном указывается не дата повторного обращения, а срок, когда наступила 30-ая или (28 при многоплодной) неделя беременности.

В больничном листке в поле «Освобождение от работы» в ячейки «С какого числа» вписывается дата начала отпуска по беременности и родам (по общему правилу, дата, обозначающая 30 или 28-недельный срок беременности). В ячейках «По какое число» указывается последний день отпуска по беременности и родам.

В определенных ситуациях, описанных ниже больничный по БиР выдается медицинской организацией, где произошли роды.

Длительность больничного листа зависит от протекания беременности и родов. Продолжительность дней больничного по БиР для отдельных категорий женщин увеличена.

Беременность и родыОбщее кол-во днейКол-во дней до родовКол-во дней после родов
Беременность и роды без осложнений и патологий140 дней70 дней70 дней
Беременность нормальная, сложные роды (кесарево)157 дней70 дней86 дней
Многоплодная беременность194 дня84 дня110 дней
Многоплодная беременность установлена в родах194 дня70 дней124 дня
При усыновлениидо 70 днейдо 70 дней со дня рождения ребенка

Больничный при нормально протекающей беременности выдается единовременно на 140 календарных дней (70 дней до родов + 70 дней после родов).

При многоплодной беременности – на 194 календарных дня (84 дня до родов + 110 дней после родов). В случае, когда диагноз многоплодной беременности установлен в родах, то листок нетрудоспособности по беременности и родам выдается дополнительно на 54 календарных дня медицинской организацией, где произошли роды.

Женщине, усыновившей ребенка в возрасте до 3-х месяцев, листок нетрудоспособности выдается со дня усыновления на период до 70 календарных дней (при одновременном усыновлении двух или более детей — на 110 календарных дней) со дня рождения ребенка.

При осложненных родах (кесарево сечение) листок нетрудоспособности по БиР выдается дополнительно на 16 календарных дней медицинской организацией, где произошли роды.

При родах, наступивших в период от 22 до 30 недель беременности, листок нетрудоспособности по БиР выдается медицинской организацией, где произошли роды, сроком на 156 календарных дней.

При прерывании беременности (выкидыш) при сроке до 21 полной недели беременности листок нетрудоспособности выдается на весь период нетрудоспособности, но на срок не менее трех дней.

При проведении процедуры ЭКО листок нетрудоспособности выдается женщине на весь период лечения (стимуляции суперовуляции, пункции яичника и переноса эмбриона) до определения результата процедуры и проезда к месту медицинской организации и обратно. В случаях, когда медицинская организация, проводившая процедуры экстракорпорального оплодотворения, не имеет лицензии на выполнение работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности, больничный выдается женщине медицинской организацией по ее месту регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания) на основании выписки (справки) из амбулаторной карты, выданной медицинской организацией, проводившей процедуры экстракорпорального оплодотворения.

Если женщина на момент наступления отпуска по беременности и родам работает у двух и более работодателей одновременно и в два предшествующие календарные года до выдачи листка нетрудоспособности работала у тех же работодателей, то выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

Получив на руки больничный лист, женщина, в соответствии со статьей 255 Трудового кодекса, предоставляет его на работу. На основании больничного листка и ее заявления предоставляется отпуск по беременности и родам. Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов.

Женщина, уволенная в связи с ликвидацией организации, представляет больничный в орган социальной защиты населения по месту жительства (по месту фактического проживания либо по месту пребывания).

Неработающая женщина, признанная безработной и состоящая на учете в государственном учреждении службы занятости населения (на биржи труда), представляет больничный в центр занятости. На протяжении времени указанного в листке нетрудоспособности специалист центра не назначает посещения службы занятости населения. При этом пособие по беременности и родам ей не выплачивается, так же как и пособие по безработице за период отпуска по беременности и родам. Вместе с тем, период отпуска по беременности и родам не засчитывается в общий период выплаты пособия по безработице и продлевает его.

Да, можно, поскольку отпуск по беременности и родам предоставляется не только на основании больничного, но и на основании письменного заявления женщины с просьбой предоставить ей такой отпуск. Если женщине выдан больничный по БиР, но она продолжает работать, не предъявляет больничный работодателю и не оформляет отпуск, то такой больничный лист подлежит оплате с момента фактического ухода в отпуск по беременности и родам по дату, которая указана в больничном листе. При этом отпуск по БиР не продлевается и дата окончания больничного останется той, которая указана в листке нетрудоспособности.

При наступлении отпуска по беременности и родам в период нахождения женщины в ежегодном основном или дополнительном оплачиваемом отпуске, отпуске по уходу за ребенком до достижения возраста 3-х лет больничный (листок нетрудоспособности) по беременности и родам выдается на общих основаниях.

Больничный по беременности и родам подлежит оплате застрахованной женщине (работающей по трудовому договору) в размере 100 процентов среднего заработка. Для расчета среднего заработка берется 2 календарных года до года ухода в декрет. Подробнее о суммах пособий и порядке рассчёта в статье Пособие по беременности и родам.

Женщинам, проходящим военную службу по контракту, службу в качестве лиц рядового и начальствующего состава в ОВД, в размере денежного довольствия.

Женщинам, обучающимся по очной форме обучения, в размере стипендии.

Женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организаций, в фиксированной размере, ежегодно индексируемом; в 2019 году размер пособия составляет 655,49 руб. за полный месяц.

Если женщина встала на учет в медицинскую организацию в ранние сроки беременности (до двенадцати недель), то дополнительно к пособию по беременности и родам ей полагается единовременное пособие за раннюю постановку на учет в фиксированном размере, подлежащим ежегодной индексации. Для этого в строке больничного листа «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)» ставится галочка в ячейке «Да».

источник